Birêvebirina belgeyên dîjîtal di ajansek webê de dibe ku wekî karekî dijwar xuya bike! lê bi amûr û stratejiyên rast! hûn dikarin vê yekê veguherînin pêvajoyek birêkûpêk û bikêrhatî. Li jêr! em ê hin serişteyan ji bo xweşbînkirina rêveberiya belgeya dîjîtal di ajansek malperê de bigerin! da ku her tişt bi rêkûpêk dimeşe.
Rêxistin û Storage
- Belgeyên navendî bikin
Navendkirina belgeyan ji bo ku lîsteya hejmara whatsapp hemî endamên tîmê her gav bigihîjin agahdariya ku ew hewce ne girîng e.
Bikaranîna platformek hilanîna ewr a mîna Google Drive an Dropbox dikare bibe alîkar ku hemî pelên we li cîhek bimînin! xetera windabûna belgeyan kêm bike û hevkariyê hêsantir bike.
2. Peldankan ava bikin
Avahiyek peldankek baş-rêxistinkirî ji bo rêveberiya belgeya bi bandor pêdivî ye. Afirandina hiyerarşiyek zelal a peldankan û binpeldankan li ser bingeha proje! xerîdar an celebên belgeyê ji we re dibe alîkar ku hûn zû tiştê ku hûn hewce ne bibînin.
Mînakî! hûn dikarin ji bo her xerîdar peldankên sereke û ji bo projeyên taybetî! fatûre! peyman! hwd.
3. Name Files Consistently
Pejirandina peymanek navkirinê meriv çawa tarîxa afirandina malperê û giringiya wê li seo bibîne ya standard ji bo pelan dîtin û wergirtina belgeyan hêsantir dike.
Bikaranîna navên raveker û tevî tarîx an guhertoyan dikare ji we re bibe alîkar ku hûn naveroka pelê bi hêsanî nas bikin bêyî ku hûn wê vekin.
Hevkarî û Parvekirin
4. Amûrên Hevkariyê bikar bînin
Amûrên mîna Google Docs! Trello! û Asana ji bo baştirkirina hevkariya di navbera endamên tîmê de bingehîn in.
Mînakî! Google Docs dihêle daneyên hong kongê ku gelek kes di demek rast de li ser heman belgeyê bixebitin! hewcedariya danûstendina gelek guhertoyên heman pelê bi e-nameyê kêm dike.
Rêveberiya Versiyon û Backup
5. Backups Regular
Piştgiriya bi rêkûpêk a belgeyan ne tenê pratîkek baş e! ew ji bo her ajansek tevneyê jiyanek rastîn e.
Bifikirin: her proje! her peyman! her Serişteyên çêtirîn guhertoyek dîjîtal têne hilanîn. Têkçûnek komputerê! êrişek sîber! an tewra xeletiyek mirovî ya hêsan dikare bibe sedema windabûna demjimêr! roj! an jî hefteyekê kar.
Bikaranîna karûbarên hilanînê yên otomatîkî yên mîna Google Backup and Sync! Carbonite an Backblaze! ku kopiyên pelên we li cîhên cihêreng! ewledar hilînin! pêdivî ye. Bi vî rengî! heke ya herî xirab jî çêbibe! hûn dikarin bi lez û bez hemî xebata xwe bê kêşe vegerînin.
6. Rêveberiya Versiyon
Rêvebiriya guhertoyê ji bo domandina rêzik û zelaliyê di projeyên tevlihev de girîng e.
Di ajansek webê de! gelemperî ye ku belgeyek di gelek guhertoyan de derbas bibe! her yek bi guhertin û çêtirkirin. Bêyî pergalek rêveberiya guhertoyê! hêsan e ku meriv şopa guhertoya nûvekirî ya herî paşîn winda bike an jî bi xeletî guhertinên girîng binivîsîne.
Amûrên mîna Adobe Acrobat Serişteyên çêtirîn di vê çarçoveyê de zehf bikêr in! dihêlin ku hûn gelek guhertoyên belgeyên PDF-ê li hev bikin ! hevberkirina guhertinan û birêvebirina vegeran hêsantir dike.
Afirandina pratîkek tomarkirinê bi guhertoyên hejmarkirî (mînak “Project_v1”! “Project_v2”) dibe alîkar ku her tişt di bin kontrolê de bimîne.
7. Versiyon Control
Dûrketina tevlihevî û sernivîsên qezayê bi kontrolkirina guhertoya baş gengaz e.
Amûrên ku guhertoya piştgirî dikin! wek Microsoft OneDrive an Dropbox! dihêle hûn hemî guhertinên ku di belgeyan de hatine çêkirin bişopînin û ger hewce bike guhertoyên berê bi hêsanî sererast bikin.
Ev bi taybetî di projeyên tîmê Serişteyên çêtirîn de bikêr e ku dibe ku gelek kes li ser heman pelan bixebitin.
Her guhertin tê tomar kirin! hêsan dike ku meriv bibîne ka kê çi û kengê kiriye! zelalî û berpirsiyariyê misoger dike. Şîrove û têbînî jî dikarin werin zêdekirin! hevkarî û ragihandina di nav tîmê de bêtir çêtir bikin.